Кассовая дисциплина

Сейчас в законодательстве нет понятия «кассовая дисциплина», но эту фразу можно увидеть и услышать во многих источниках: статьи, путеводители по спорам и другое. Если говорить простыми словами, то кассовая дисциплина — это работа субъекта с деньгами. В качестве субъекта можно обозначить предпринимателя или юридическое лицо, которое взаимодействует с денежными средствами.

Любой сотрудник должен обязательно знать правила и порядок работы с наличными и безналичными средствами. Если будут замечены нарушения, то в ходе проверки будет выписан штраф. Если нарушения наблюдаются систематически и в большом объёме, то тут может дойти до уголовной ответственности. 

Если вы не знаете, как работать с кассой, то можно напрямую обратится к Указанию Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» и Указание Банка России от 07.10.2013 N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов».

Также важно знать, или ознакомиться с Федеральным законом №294, в нем подробно описан порядок проведения проверки. Если обратиться к Указу Банка №3210, то там обозначено, что ответственное лицо должно установить лимит денег, который должен храниться в кассе. Также важно установить «порог» на остаточную сумму после закрытия смены. Все эти требования лучше изложить в письменном виде в форме распоряжения и предоставить сотрудникам. 

Так как юридическое лицо или ИП считается платёжным агентом, то по Указу Банка, они обязаны держать на счету определенную сумму, чтобы она превышала предел наличных. В кассе не положено хранить наличные сверх установленной нормы, но есть ряд исключений.

Например, это допускается в день выдачи зарплаты или при покупке дорогостоящего оборудования, мебели и другое. Чтобы проводить инкассацию кассы можно заключить договор с банком или сторонней компанией, которая имеет на это право. Если юрлица или ИП не бывает на рабочем месте, то можно доверить сдавать инкассацию кому-то из работников.

Для этого обязательно должен быть документ. Если компания будет нарушать указания, то это может повлечь административную ответственность. Отдельно стоит выделить предпринимателей небольшого бизнеса. Они имеют права не оставлять определенный остаток на счету. Все кассовые операции могут проводить назначенные люди. Если в компании несколько кассиров, то следует назначить одного главного, чтобы он следил за порядком.

Любая кассовая операция должна подтверждаться приходным и расходным кассовым ордером. Формы ордеров установлены в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 (это формы КО-1 и КО-2). 

Существенное значение при соблюдении кассовой дисциплины имеет содержание Федерального закона от 22 мая 2003 года N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа». 

Если обращаться к закону, то фискальным документом может также являться чек, бланк или любой другой документ, он также может быть в электронном формате. Каждая компания, осуществляющая приемку и выдачу денежных средств, обязана подключить кассовый аппарат. Это отслеживается на государственном уровне и при несоблюдении правил могут назначить большой штраф. 

Конечно же есть случаи, когда наличие кассы необязательно. Например, гражданин использует ЕНВД или патент, но это не относится к рознице и общепиту. Даже если компания предоставляет какие-либо услуги населению и не имеет наемных рабочих, то наличие кассы обязательно. 

Если даже кассы по каким-то причинам нет, то клиент по первому требованию должен получить чек или любой другой документ, подтверждающий оплату. Такое правило установлено законом от 2003 года. Сейчас многие магазины работают «в черную» и могут принимать оплату переводом на карту, это неправильно.

Кассир всегда должен строго отчитываться о любой операции и предоставлять потребителю чек. На документе, подтверждающем оплату, в обязательном порядке должны быть реквизиты. Если в ходе проверки обнаружится, что на чеках нет полной информации об исполнителе, то сотрудники вправе составить протокол, так как это считается административным правонарушением.

В ч. 4 статьи 14.5 КоАП РФ указано, какую ответственность понесет юрлицо или ИП. К сожалению, сейчас это актуальная проблема. Многие потребители не могут получить чек или квитанцию установленного образца. Некоторые недобросовестные кассиры просят перевести оплату на их личную карту, не отчитываясь перед руководством. Такие нарушения нужно отслеживать и проводить работу с персоналом. Многие руководители даже не в курсе о такой проблеме, так как доверяют работникам. 

Любые доходы и расходы должны быть зафиксированы в кассовой книге. С 01 января 2013 первичные документы носят необязательный характер, но все же рекомендуются, такое правило прописано в законе. Но в то же время, обязательными остаются первичные документы, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов. Например, это могут быть чеки или квитанции. Для остальных документов не предусмотрено строгой формы, но наличие реквизитов должно быть на каждом экземпляре.

Кассовая дисциплина предполагает соблюдение норм и правил введения оборота денежных средств. Порядок работы исходит из универсального оформления хозяйственной деятельности любого формата, это установлено частью 1 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Также на случаи выдачи денежных средств из кассы распространяется учет средств и документов. При выдаче под отчет соблюдаются не только законодательные нормы, но и порядок в учетной политике. Помимо этого, организация может опираться на учетную политику и при возврате выданных средств или документов (Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.08.2016 N 13АП-13581/2016, 13АП-13582/2016 по делу N А26-9721/2015).

Согласно Указу Банка РФ, выдача денежных средств ответственному лицу под отчет осуществляется с оформлением расходного кассового ордера, либо можно составить письменный документ, в котором указывается, какая сумма была изъята и на какие цели. Форма написания свободная, но ИП или юрлицо может составить шаблон для своего предприятия. 

Также в документе обязательно ставится подпись руководителя и дата. В течение трех дней гражданин, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться. Соответствующие документы он приносит бухгалтеру или директору, в зависимости от правил фирмы. Бухгалтер вносит все в базу расходов, так как это повлияет на сумму налога. Если у сотрудника нет отчетных документов, то считается, что деньги ему выдали лично в счет заработной платы. Также он обязан декларировать полученный доход, в таких отношениях юрлицо выступает в роли налогового агента.

Указанный подход подтверждается имеющейся судебной практикой (Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.08.2016 N 13АП-13581/2016, 13АП-13582/2016 по делу N А26-9721/2015; Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20.03.2017 N 17АП-196/2017-АК по делу N А60-34968/2016; Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 23.01.2018 N Ф01-6071/2017 по делу N А82-10407/2015).

Также про сроки возврата средств, доверенных лицу, изложено в постановлениях Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12 и 13510/12. В постановлении сказано, что задолженность сотрудника нужно отразить как просроченную. У Бухгалтеров тоже есть свои документы, в которых прописан порядок действий. В Инструкции от 31.10.2000 года указано, что просроченная задолженность должна быть указана как счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В Гражданском Кодексе указано, что гражданин, получивший денежные средства и не отчитавшись перед бухгалтером, обязан вернуть все обратно. Также это считается необоснованным обогащением за счет другого лица. В 6 главе указано, что имуществом считаются как наличные, так и безналичные средства.

Но иногда гражданин, взявший деньги и не предоставивший чека может доказать обратное, например, что получил деньги в рамках благотворительности. Это закреплено в статье 1109 Гражданского кодекса РФ, если деньги выданы добровольно и не существует никаких обязательств, то их можно не возвращать, это не считается нарушением. 

В Налоговом Кодексе в статье 249 указано, какие доходы признаются нереализованными.

Если сотрудник не возвращает по каким-либо причинам денежные средства, то у компании есть два варианта решения проблемы:

1. Денежные средства изъять из зарплаты сотрудника.
2. Обратиться в суд и взыскать деньги. 

На практике чаще используется первый вариант, так как это самый простой и быстрый путь. Не все работодатели и сотрудники готовы тратить время и дополнительные финансы на суд. 

Многие работники, услышав про суд, самостоятельно отдают деньги в ближайшее время. В одном из актов рассмотрено, с какого момента выданные под отчет деньги считаются как доход лица. Согласно выводам ФАС, суммы, не выданные под отчет, будут считаться доходом сотрудника только после истечения искового срока давности.

Иногда изъятие денежных средств из кассы без выдачи под отчет может считаться как обналичивание. Если обращаться к закону, то это считается схемой, чтобы обойти налоги. ИП или юрлицо записывает выданную сумму как расход, но использует ее в личных целях. Также многие используют фиктивные заемные или вексельные отношения, то есть гражданин получает деньги и не фиксирует их.

Если налоговая заметит, что ИП или юрлицо использует такие схемы, то у них есть право доначислить налог. При чрезмерном использовании такого способа налоговая будет часто проводить проверки, поэтому советуем с осторожностью относиться к таким схемам. Как говорят опытные предприниматели: любое дело нужно вести честно, тогда будет ошеломительный результат.

В качестве примера можно привести дело 27.02.2017 N Ф04-100/2017 N А70-6316/2016 Определением Верховного Суда РФ от 13.06.2017 N 304-КГ17-4937 отказано в передаче дела N А70-6316/2016 в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного постановления).

На практике до суда доходят дела, связанные с выдачей подотчетных денег. На счет векселей вопрос спорный, но иногда и такие дела «всплывают». Вексельные схемы чаще всего осуществляются с помощью обычных переводов. В Федеральном Законе указано, что юридические и физические лица должны обязываться по двум видам векселя: переводной и простой.

Векселя, которые выдает компания, можно посмотреть на счете Д 60 – К 60. Существует Тратта — простыми словами, это переводной вексель, то есть основной документ для расчета. Он применяется во внешней и внутренней экономике. Существует еще письменный приказ векселедержателя должнику об оплате. 

Вексель тоже имеет свои нормы и правила оформления. Переводной в обязательном порядке должен содержать наименование (на языке документа), предложение оплатить сумму; период оплаты указанной суммы; указать того, кто будет оплачивать; определение места платежа; указать того, кто создал платеж; написать дату и место составления документа; подпись. 

Важно, что подпись должен ставить именно тот, кто выдал вексель. Если отправитель допустил ошибку в описании векселя, то он не будет иметь юридической силы.

Конечно же, есть ряд исключений: 

• нет даты платежа, так как оплата происходит при получении;
• не указано место, ставить место жительства плательщика;
• не указано место составления документа, тогда прописывают место рядом с отправителем. 

Именно векселедатель ответственен за акцепт и платеж, это прописано в Постановлении. Важно отметить момент, что запрос оплаты долга через вексель может быть осуществлен с помощью индоссамента. Если обратиться к ГК РФ, а именно к статье 143, то к ордерной является та бумага, которая написана лицом, имеющим право требовать оплаты.

Простыми словами, вексель — это ордерная ценная бумага, которая имеет отправителя и получателя. Он может быть передан с помощью индоссамента (даже без приказа). Индоссамент прописывается на самом векселе или прикрепляется добавочный лист, на котором все указывается. Лист должен иметь подпись, иначе его сила будет недействительной.

По Постановлению №104/1341 вексель может предъявляться его держателю или тому, у которого вексель находится, но до наступления периода оплаты. Именно поэтому, если гражданин решил использовать вексель, то нужно соблюдать все обязательства, которые установлены законом. Неправильное оформление делает вексель недействительным, поэтому при оформлении лучше использовать готовый шаблон, чтобы ничего не пропустить.

В качестве примера споров можно рассмотреть Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 21.10.2013 N 09АП-32456/2013 по делу N А40-172052/12-90-766 (Постановлением ФАС Московского округа от 17.01.2014 N Ф05-16558/2013 данное постановление оставлено без изменения). Спор был подробно рассмотрен и результат был принят в пользу налоговой. 

Еще одним важным документом, к которому обращаются при ведении кассы, является Указание Банка России. Там сказано, что юрлицо или ИП не могут использовать наличные денежные средства из кассы, полученные за продажу товаров, оказание услуг и другое.

Они могут использоваться только в следующих случаях:

• выплата зарплаты;
• социальные выплаты;
• потребительские нужды;
• оплата товаров или услуг;
• возврат за ранее оплаченные услуги или товары. 

Также между предпринимателями, юрлицами и физлицами можно осуществлять наличные расчеты. Лимита не предусмотрено, поэтому могут быть любые суммы. Если расчеты между ИП и юрлицами происходят в рамках одного договора, то сумма не может превышать 100 тысяч рублей. 

Если должностное лицо не будет соблюдать положения Указаний №3073-У, то это может повлечь административную ответственность в виде штрафа до 5 000 рублей, для юрлиц — до 50 000 рублей.

В качестве примера рассмотрим дело от 23.05.2014 N А82-538/2014. Арендодатель заключал договор аренды каждый квартал, в связи с этим должностное лицо в ходе проверки назначило административное наказание (15.1 КоАП РФ). Доводами послужило то, что аренда — это исполнение одного договора и заключается один раз. А действия арендодателя направлены на неисполнение положений.

Суд не поддержал решение органов, так как в законодательстве есть самостоятельные составы нарушений за ведение кассы. Если организация занимается азартными играми в конторах, то она не соблюдает Указания Банка России N 3210-У и Указания Банка России N 3073-У — это административное нарушение, предусмотренное частью 3 статьи 14.1.1 КоАП РФ (Решение Центрального районного суда г. Читы от 08.11.2018 г. по делу 12-1026/2018, Постановление Саратовского областного суда от 21.12.2017 N 4А-927/2017, решение Тобольского городского суда Тюменской области по делу N 12-142/2017 от 18.07.2017). 

Исходя из всех примеров можно сделать вывод, что кассовая дисциплина — неотъемлемая часть каждого предприятия. Юрлицо или ИП должны заранее ознакомиться с правилами ведения кассы и изучить все обязанности, которые предусмотрены законом.

Знания кассовой дисциплины позволят избежать административные и налоговые последствия. Нередко из-за кассовой дисциплины можно получить и уголовное наказание. Начиная свой бизнес, внимательно ознакомьтесь со всеми тонкостями, а лучше нанять знающего специалиста. Если у вас есть наемные работники, контактирующие с кассой, то обязательно научите их правильно работать.